أصدر السيد عبدالعزيز سعود البابطين قرارًا بتشكيل اللجنة المنظمة للملتقى من الجانبين العربي والإيراني، ضمت نخبة من الشخصيات الثقافية العربية والإيرانية، واستمرت الأمانة العامة في متابعة حثيثة للإعداد فأرسلت عدة وفود إلى طهران بهذا الشأن إلى أن اســـتقــر موعـــد عــقـــد الملتقى فــــي الفترة مـــن 3 – 5 يوليو 2000.
شمل فخامة الرئيس سيد محمد خاتمي رئيس الجمهورية الإسلامية الإيرانية آنذاك الملتقى برعايته وحضوره، وافتتح أعماله في قاعة مؤتمر القمة الإسلامي بطهران، وذلك يوم الإثنين 3/7/2000، حيث دعي لحضور أعمال الملتقى ما يقرب من (500) خمسمائة شخصية عربية وإيرانية من نقاد وأدباء وشعراء ورؤساء مؤسسات ثقافية وحشد من رجال الإعلام المقروء والمسموع والمرئي.
وقد ألقى السيد عبدالعزيز سعود البابطين كلمة استهلها بتوجيه الشكر إلى مقام المرشد الأعلى للثورة الإسلامية وإلى الدكتور خاتمي لتفضله برعاية الملتقى الذي “أعطى مثالًاعلى أن الثقافة هي الوسيلة الوحيدة والمثلى للحوار بين الحضارات والتآلف والتقارب بين الشعوب، وأنها من أهم وسائل التنمية” وأضاف: “الشيرازي شاعر يتجسد فيه بشكل فائق، التمازج والتلاقح بين الثقافتين الشقيقتين لارتباط حياته فصولًا بإيران وبالوطن العربي، ونظمه الشعر بالفارسية وبالعربية مما جعله رمزًا للتآلف والانصهار بين شعبين وأمتين كانتا عماد الحضارة الإسلامية”.