صدر قرار عن مجلس الأمناء تحدد بموجبه منح الجائزة في حفل يقام كل عامين بهدف إعطاء الوقت الكافي للجان وإتاحة الفرصة للباحثين المشاركين في الندوة لكتابة أبحاثهم و الإعداد لها إعدادا مناسباً ، و لإصدار المطبوعات عن شاعر الدورة و إبداعاته بشكل لأئق . كما أشار قرار مجلس الأمناء إلى ضرورة توسيع دائرة الاهتمام بالشعراء الرموز بحيث يكون الشاعر من بلد و الاحتفال في بلد آخر من ذات الإقليم .. و لكون الشابي من تونس فقد تقرر إقامة الحفل في المغرب ، إبرازاً لأهمية شعراء المغرب العربي و مكانتهم الشعرية في الوطن العربي .

وحينها وقع الاختيار على مدينة فاس العاصمة الثقافية للمغرب لتكون مقراً للاحتفال الذي حظي برعاية المغفور له صاحب الجلالة الملك الحسن الثاني ، و حضور صاحب الجلالة الملك محمد السادس الذي كان ولياً للعهد آنذاك كما حضر الحفل الذي نظمته المؤسسة بالتعاون مع جمعية ( فاس سايس المغربية ) عدد كبير من المدعوين من مختلف الأقطار العربية زاد عددهم على المئتين من الشعراء و النقاد و المهتمين بالحركة الثقافية العربية.

عقد هذا الملتقى الثقافي في مدينة العيون المغربية من 2 – 3 إبريل عام 1997م احتفاء بمعجم البابطين للشعراء العرب المعاصرين وقد شارك فيه نخبة من العلماء والأدباء والشعراء من كافة أقطار الوطن العربي.

وقد نظم هذا الملتقى بتعاون بين وزارة الشؤون الثقافية المغربية وولاية العيون – بوجدور وذلك إدراكًا من الجميع بنفاسة هذا المعجم الكنز الثقافي الشعري، واحتفاء برموزه وأعلامه من شعراء العربية، وعقدت إضافة إلى ذلك ندوة أدبية تكريمية للشاعر عبدالعزيز سعود البابطين من جلستين نقديتين وحفلتين للإنشاد الشعري والفني وأمسية للقراءات الشعرية.

عُقدت الدورة في بيروت عاصمة الجمهورية اللبنانية تحت رعاية دولة رئيس الوزراء السيد رفيق الحريري، وحضور حشد كبير من الشعراء والأدباء والنقاد والمهتمين بالحركة الشعرية في الوطن العربي.

أصدر السيد عبدالعزيز سعود البابطين قرارًا بتشكيل اللجنة المنظمة للملتقى من الجانبين العربي والإيراني، ضمت نخبة من الشخصيات الثقافية العربية والإيرانية، واستمرت الأمانة العامة في متابعة حثيثة للإعداد فأرسلت عدة وفود إلى طهران بهذا الشأن إلى أن اســـتقــر موعـــد عــقـــد الملتقى فــــي الفترة مـــن 3 – 5 يوليو 2000.

شمل فخامة الرئيس سيد محمد خاتمي رئيس الجمهورية الإسلامية الإيرانية آنذاك الملتقى برعايته وحضوره، وافتتح أعماله في قاعة مؤتمر القمة الإسلامي بطهران، وذلك يوم الإثنين 3/7/2000، حيث دعي لحضور أعمال الملتقى ما يقرب من (500) خمسمائة شخصية عربية وإيرانية من نقاد وأدباء وشعراء ورؤساء مؤسسات ثقافية وحشد من رجال الإعلام المقروء والمسموع والمرئي.

وقد ألقى السيد عبدالعزيز سعود البابطين كلمة استهلها بتوجيه الشكر إلى مقام المرشد الأعلى للثورة الإسلامية وإلى الدكتور خاتمي لتفضله برعاية الملتقى الذي “أعطى مثالًاعلى أن الثقافة هي الوسيلة الوحيدة والمثلى للحوار بين الحضارات والتآلف والتقارب بين الشعوب، وأنها من أهم وسائل التنمية” وأضاف: “الشيرازي شاعر يتجسد فيه بشكل فائق، التمازج والتلاقح بين الثقافتين الشقيقتين لارتباط حياته فصولًا بإيران وبالوطن العربي، ونظمه الشعر بالفارسية وبالعربية مما جعله رمزًا للتآلف والانصهار بين شعبين وأمتين كانتا عماد الحضارة الإسلامية”.